Stellen Sie sich die Szene vor. Es ist ein heller Februartag, und die Sonne strahlt auf das moderne Fira de Barcelona Gran Via. Über 100.000 Delegierte strömen zum MWC - dem Mobile World Congress. Besucht von globalen Technikriesen und der Presse, ist es DIE Veranstaltung, die man besuchen muss, wenn man in der Mobilkommunikationsbranche tätig ist oder daran interessiert ist. Es gibt immer etwas zu sehen und zu lernen mit beeindruckenden Ständen, wegweisenden Agenda-Punkten und endlosen Networking-Möglichkeiten.
Vorstellung von Casa Systems
Hier wollte Casa Systems, ein in den USA ansässiges Unternehmen für Kommunikationstechnologie, die Aufmerksamkeit auf sich nehmen. Nach einer Reihe interner Veränderungen hatten sie einen frischen neuen Ansatz, der von hardwareorientierten zu softwareorientierten Lösungen wechselte, insbesondere bei ihrem 5G-Angebot. Der MWC war ihre erste öffentliche Veranstaltung seit dieser Veränderung und eine enorme Gelegenheit, den Markt zu informieren.
Ihre globale Eventmanagerin, Karin Quatrale, war die Person, die diese Veranstaltung zum Erfolg führen musste. Die Präsentation dieser neuen Vision war mit einer großen Herausforderung verbunden, und sie musste die Präsenz von Casa Systems weiterentwickeln, um sie wirkungsvoll zu präsentieren.
Zusammenarbeit
Karin arbeitet seit 2018 mit Team Hoynck zusammen und schätzt die Art und Weise, wie "die Zusammenarbeit mit einem europäischen Partner den Zugang zu lokalem Markt Know-how, zur europäischen Messeindustrie und zu lokalen Anbietern ermöglicht". Sie hatte bereits eine starke Beziehung zu Team Hoynck, da sie zuvor bereits erfolgreich zusammengearbeitet hatte.
Ihr Auftrag war klar. Sie wollte auf den Erfahrungen vergangener Veranstaltungen aufbauen und diese mit dem neuen 5G-Ansatz von Casa Systems integrieren. Und natürlich musste dies innerhalb des Budgets geschehen.
Ein gemeinschaftlicher Ansatz zum Design
Clifford Broekhuisen, Account Manager bei Team Hoynck, arbeitete mit zwei verschiedenen Designern zusammen, um mehrere Entwürfe zu erstellen, die die aktualisierte Corporate Identity widerspiegelten. Clifford verfeinerte das Design, bevor er es Karin zur endgültigen Abstimmung vorlegte. Dies war eine Teamleistung. "Unsere starke Beziehung erleichterte die Zusammenarbeit beim Design, und wir haben das Gefühl, dass der neue Standentwurf und der Besucherfluss unsere Ziele erreicht haben." Mit dem endgültigen Designvorschlag kalkulierte Clifford das Gesamtangebot und präsentierte Karin einen Festpreis für den vorgeschlagenen Messestand - ein wesentliches Detail für jeden Eventmanager.
Ein vertrauenswürdiger und sachkundiger Projektmanager vor Ort
Mit der genehmigten Standgestaltung war es an der Zeit, den Stand zu bauen. Zu diesem Zeitpunkt übergab Clifford das Projekt an den Projektmanager von Team Hoynck, Tom Dahmen, der Karins wichtigster Ansprechpartner und verantwortlich für den Erfolg der Veranstaltung wurde.
Es war für Karin wenig effektiv, sich um die technischen Details des Standbaus zu kümmern. Selbst ohne Sprachbarrieren würde der Zeitunterschied die Dinge verlangsamen - insbesondere wenn Lieferanten eine schnelle Antwort benötigten, um Produktionsfristen einzuhalten.
Mit Tom vor Ort wurde diese Komplexität reduziert. Wie Karin erklärt, "Wenn man über Zeitzonen hinweg arbeiten muss, ist es gut, einen Partner zu haben, der mit lokalen Ressourcen arbeiten und Probleme während des Designprozesses, der Materialauswahl und der Vergabe an Subunternehmen lösen kann." Karin konnte sich darauf verlassen, dass Tom während des gesamten Projekts ihre Augen und Ohren war, indem er regelmäßige Check-in-Anrufe tätigte und sie auf dem Laufenden hielt.
Eine der größten Herausforderungen bei der Ausrichtung eines Standes auf einem anderen Kontinent besteht darin, mit den Veranstaltern selbst zusammenzuarbeiten. Mangels Zeit konnte Karin sich nicht um jedes Detail kümmern und sich in die kleinen, aber entscheidenden kulturellen Aspekte einbringen, die den reibungslosen Verlauf eines Projekts beeinflussen. Als Projektmanager sorgte Tom intensiv für alle erforderlichen Details, damit beispielsweise die Wasser- und Stromversorgung sowie andere Bestellungen rechtzeitig für einen reibungslosen Ablauf bereitgestellt wurden.
On-Site-Baumanagement
Als der Eröffnungstag näher rückte, war Tom ständig vor Ort, um sicherzustellen, dass die Standbauer die richtigen Pläne hatten und im Einklang mit dem Projektplan arbeiteten. Dies befreite Karin davon, vor der Veranstaltung nach Barcelona zu reisen, was ihr Zeit und Kosten ersparte.
Karin und ihr Team kamen beruhigt an, in der Gewissheit, dass operationale Details sorgfältig behandelt wurden und der Bau wie geplant voranschritt. Team Hoynck organisierte auch technische Unterstützung am Stand, Verpflegung und Reinigungsdienste. Dies ermöglichte es Karin und ihrem Team, ihre Aufmerksamkeit auf andere Veranstaltungsaktivitäten zu richten und so ein besonderes Erlebnis sowohl für ihre Kunden als auch für Besucher sicherzustellen.
Ein außergewöhnliches Ergebnis
Karin war begeistert vom Messestand und dem Service, den Tom, Clifford und der Rest von Team Hoynck boten. Das neue Standdesign ermöglichte es potenziellen Kunden, sich mit den digitalen Inhalten von Casa Systems vertraut zu machen und wertvolle Gelegenheiten für das Team am Stand zu schaffen, um aktiv mit ihren potenziellen Kunden in Kontakt zu treten.
"Die Zusammenarbeit mit Team Hoynck ist durchweg positiv. Wir haben bei Casa Systems ein kleines Team und können nicht alle unsere Ressourcen für diese Veranstaltungen aufwenden. Zu wissen, dass wir Team Hoynck an unserer Seite haben, macht alles einfacher. Wir versuchen jedes Jahr einen neuen Ansatz zu wählen, und ich weiß, dass Team Hoynck die Flexibilität hat, uns dabei zu unterstützen, wobei sie berücksichtigen, dass Budgets nicht unbegrenzt sind. Dieses Jahr war großartig - wir versuchen, unsere früheren Veranstaltungen jedes Jahr zu übertreffen, und Team Hoynck hat uns wieder dabei geholfen."